Consejo de Mujeres de Virginia

Políticas

Para solicitar registros del Consejo de Mujeres de Virginia, puede dirigir su solicitud a:
Gloria Senecal, Directora de Administración de la Junta
1111 E. Calle Broad
Richmond, Virginia 23219
Correo electrónico: women@governor.virginia.gov

Además, el Consejo Asesor de Libertad de Información está disponible para responder cualquier pregunta que pueda tener sobre la Ley de Libertad de Información (FOIA). Se puede contactar al Consejo por correo electrónico a: foiacouncil@dls.virginia.gov o por teléfono al (804) 225-3056 o [sin cargo] al 1-866-448-4100.

Los derechos de los solicitantes y las responsabilidades del Consejo de Mujeres de Virginia en virtud de la Ley de Libertad de Información de Virginia

La Ley de Libertad de Información de Virginia (FOIA), ubicada § 2.2-3700 et. seq. del Código de Virginia, garantiza a los ciudadanos de la Commonwealth y a los representantes de los medios de comunicación el acceso a los registros públicos en poder de organismos públicos, funcionarios públicos y empleados públicos.

Un registro público es cualquier escrito o grabación, independientemente de si se trata de un registro en papel, un archivo electrónico, una grabación de audio o video o cualquier otro formato, que es preparado o propiedad de, o está en posesión de, un organismo público o sus funcionarios, empleados o agentes en la transacción de negocios públicos. Se presume que todos los registros públicos son abiertos y solo pueden retenerse si se aplica una exención legal específica.

La política de la FOIA establece que el propósito de la FOIA es fomentar el conocimiento de todas las personas sobre las actividades gubernamentales. Para promover esta política, la FOIA requiere que la ley se interprete de manera liberal para favorecer el acceso y que cualquier exención que permita denegar el uso de los registros públicos se interprete de forma limitada.

Sus derechos en virtud de la FOIA

Usted tiene derecho a solicitar inspeccionar o recibir copias de los registros públicos, o ambos.

Tiene derecho a solicitar que los cargos por los registros solicitados se estimen por adelantado.
Si considera que se han infringido sus derechos en virtud de la FOIA, puede presentar una petición en un tribunal distrital o de circuito para que se cumpla lo estipulado en la FOIA.

Cómo realizar una solicitud de registros al Consejo de Mujeres de Virginia

Puede solicitar registros por correo postal, fax, correo electrónico, en persona o por teléfono. La FOIA no requiere que su solicitud se presente por escrito ni que declare específicamente que solicita registros a la FOIA.
- Por motivos prácticos, podría resultar útil, tanto para usted como para quien recibe su solicitud, que la presente por escrito. Así también se crea un registro de su solicitud, nos indica claramente qué registros quiere solicitar y se evitan los posibles malentendidos propios de las solicitudes verbales. Sin embargo, no podemos negarnos a responder a su solicitud a la FOIA si decide no hacerla por escrito.
Su solicitud debe identificar los registros que busca con "especificidad razonable". Esta es una norma de sentido común. DOE se refiere ni limita el volumen o número de registros que usted solicita; en cambio, requiere que sea lo suficientemente específico para que podamos identificar y localizar los registros que está buscando.
Su solicitud debe solicitar registros o documentos existentes. FOIA le otorga el derecho de inspeccionar o copiar registros; DOE se aplica a una situación en la que usted está haciendo preguntas generales sobre el trabajo del Consejo de Mujeres de Virginia, ni DOE requiere que el Consejo de Mujeres de Virginia cree un registro que DOE existe.
Puede optar por recibir registros electrónicos en cualquier formato utilizado por el Consejo de Mujeres de Virginia en el curso normal de sus negocios.
- Por ejemplo, si está solicitando registros mantenidos en una base de datos de Excel, puede optar por recibir esos registros electrónicamente, por correo electrónico o en un disco de computadora, o recibir una copia impresa de esos registros
Si tenemos preguntas sobre su solicitud, coopere con los esfuerzos del personal para aclarar el tipo de registros que busca o para intentar llegar a un acuerdo razonable sobre una respuesta a una solicitud grande. Realizar una solicitud FOIA no es un proceso contradictorio, pero es posible que necesitemos discutir su solicitud con usted para asegurarnos de que entendemos qué registros está buscando.

El Consejo de Virginia sobre las Responsabilidades de las Mujeres al Responder a su Solicitud

El Consejo de Mujeres de Virginia debe responder a su solicitud dentro de los cinco días hábiles siguientes a su recepción. Se considera "día uno" el día después de recibir su solicitud. El período de cinco días DOE incluye fines de semana ni días festivos.
El motivo detrás de su solicitud de registros públicos del Consejo de Mujeres de Virginia es irrelevante y no podemos preguntarle por qué desea los registros antes de responder a su solicitud. Sin embargo, FOIA DOE permite que el Consejo de Mujeres de Virginia le solicite que proporcione su nombre y dirección legal.
La FOIA requiere que el Consejo de Mujeres de Virginia dé una de las siguientes respuestas a su solicitud dentro del período de cinco días:
- Entregarle los registros que solicitó en su totalidad.
- Denegarle el acceso a todos los registros que usted solicitó, porque todos los registros están sujetos a una exención estatutaria específica. Si se deniega el acceso a todos los registros, debemos enviarle una respuesta por escrito. Este documento deberá identificar el volumen y el tema de los registros que se deniegan e indicar la sección específica del Código de Virginia que nos permite denegar el acceso a los registros.
- Entregarle algunos de los registros que ha solicitado y denegarle el acceso a otros. No podemos denegarle el acceso a un registro completo si solo una parte está sujeta a exenciones. En ese caso, podemos ocultar la parte cuyo acceso está denegado y facilitarle el resto del registro. Debemos entregarle una respuesta por escrito que indique la sección específica del Código de Virginia que permite que no se proporcionen partes de los documentos solicitados.
- Si es prácticamente imposible para el Consejo de Mujeres de Virginia responder a su solicitud dentro del período de cinco días, debemos indicarlo por escrito, explicando las condiciones que hacen imposible la respuesta. Esto nos permitirá siete días hábiles adicionales para responder a su solicitud, lo que nos dará un total de 12 días hábiles para responder a su solicitud.
Si realiza una solicitud de una gran cantidad de registros y consideramos que no podemos proporcionárselos dentro de 12 días sin interrumpir nuestras otras responsabilidades organizativas, podemos solicitarle al tribunal tiempo adicional para responder a su solicitud. Sin embargo, la FOIA exige que hagamos un esfuerzo razonable para llegar a un acuerdo con usted sobre la producción de los registros antes de acudir a la corte para solicitar más tiempo.

Costos

Es posible que tenga que pagar por los registros que solicite al Consejo de Mujeres de Virginia. La FOIA nos permite cobrar los costos reales de responder a las solicitudes FOIA. Esto incluiría elementos como el tiempo del personal dedicado a buscar los registros solicitados, los costos de copia o cualquier otro costo directamente relacionado con el suministro de los registros solicitados. No puede incluir los gastos generales generales.
Si estimamos que costará más de $200 responder a su solicitud, podemos pedirle que pague un depósito, que no excederá el monto de la estimación, antes de proceder con la solicitud. Los cinco días que tenemos para atender a su solicitud no incluyen el tiempo transcurrido entre nuestra petición de un depósito y su respuesta.
Puede pedir que estimemos por adelantado los costos por proporcionar los registros solicitados. De esta manera, podrá saber el precio por adelantado y tendrá la oportunidad de modificar su solicitud para intentar reducir los costos estimados.
Si nos debe dinero de una solicitud FOIA anterior que ha permanecido impaga durante más de 30 días, el Consejo de Mujeres de Virginia puede exigir el pago de la factura vencida antes de responder a su nueva solicitud FOIA.

Un organismo público puede cobrar cargos razonables que no excedan el costo real incurrido para acceder, duplicar, suministrar o buscar los registros solicitados. Ningún organismo público impondrá honorarios o gastos superfluos, intermediarios o superfluos para recuperar los costos generales asociados con la creación o el mantenimiento de registros o la realización de las transacciones generales de los asuntos del organismo público. La tasa de duplicación cobrada por un organismo público no excederá del coste real de la duplicación. Todos los cargos por el suministro de los registros solicitados se estimarán por adelantado a solicitud del ciudadano como se establece en la subsección F de la sección 2.2-3704 del Código de Virginia.

Excepciones de uso común

El Código de Virginia permite a cualquier organismo público retener ciertos registros de la divulgación pública. El Consejo de Mujeres de Virginia comúnmente retiene registros sujetos a las siguientes exenciones:

Registros de personal (§ 2.2-3705.1 (1) del Código de Virginia)
Registros sujetos al privilegio abogado-cliente (§ 2.2-3705.1 (2)) o producto del trabajo del abogado (§ 2.2-3705.1 (3))
Información de propiedad exclusiva del proveedor (§ 2.2-3705.1 (6))
Registros relacionados con la negociación y adjudicación de un contrato, antes de la adjudicación de un contrato (§ 2.2-3705.1 (12))